Categorieën
RSS feeds

Elke dag haast en stress (op je werk)? Zo kun je werken vanuit rust

Je hebt lang niet altijd invloed op hoe druk en stressvol je werk is. Waarop dan wel? Flow’s Caroline Buijs ging op cursus en ontdekte het tijdsurfen (en deelt zes praktische tips).

“Kun je vertellen waarom je hier zit?” vraagt trainer en coach Ingrid Sikking aan het begin van de cursus Omgaan met werkdruk.

“Omdat ik soms het gevoel heb dat het werk me als een golf overspoelt en ik te weinig lucht krijg,” antwoord ik aarzelend. Voor een deel komt dat doordat ik meer taken heb dan normaal – iets met een planning die niet helemaal lekker loopt. Maar ook mijn eigen handelen speelt mee, denk ik. Want juist in tijden van stress zit ik vaker op mijn telefoon, zeg ik mijn yogales af en ben ik geneigd om op een regenachtige zondagmiddag toch maar vast ‘even’ in mijn werkmail te kijken – het is tenslotte toch slecht weer. En in zo’n periode deel ik mijn werk in als een kip zonder kop: alles voelt even urgent, dus reageer ik overal lukraak op. Ik weet dat het ook anders kan, maar ik ben even kwijt hoe ook alweer.

Tien tabbladen open

Werkdruk wordt niet alleen veroorzaakt door externe factoren maar inderdaad ook door jezelf, legt Ingrid uit. En dat is goed nieuws, want dat betekent dat je iets aan je gedrag kunt proberen te veranderen.

Ze laat ons een smakelijke foto zien van een pan goedgevulde soep. Stel nou dat dit een pan ‘stress-soep’ is, vol lekkere ingrediënten. Waar bestaan die uit? Welke ingre­diënten, oftewel externe factoren, veroorzaken stress? In mijn geval: die onhandige planning dus. Maar ook dat ik vaak aan veel verschillende projecten tegelijk werk. Dat er áltijd deadlines zijn en dat er zich nog weleens een IT-probleem voordoet.

“En hoe,” vraagt Ingrid, “bereid je die soep? Wat doe je zélf om die stress-soep nog ‘lekkerder’ te laten smaken?” Multitasken, denk ik meteen. In mijn browser staan standaard minimaal tien tabbladen tegelijk open en als ik een taak uitvoer – iets schrijven, een mail beantwoorden, een artikel corrigeren – krijg ik vaak een ingeving voor nog weer een andere taak, waar ik vervolgens ook aan begin. Om aan het eind van de dag te concluderen dat ik met tien dingen tegelijk bezig ben geweest. Allemaal met halve aandacht, en lang niet altijd afgemaakt.

Wat ook niet helpt: de dag beginnen met het beantwoorden van mijn mail. Daardoor bepaal ik niet zelf wat ik ga doen, maar laat ik me leiden door mijn mailbox. En ten slotte – als een soort extra kruiden en pepers in mijn stress-soep – vraag ik niet graag om hulp, heb ik een vinnige interne criticus en probeer ik altijd en eeuwig de dingen zo goed mogelijk te doen. Wat soms doorslaat naar perfectionisme.

Eerst snappen, dan aanpakken

Ingrid stelt ons gerust: snappen hoe je de druk verergert, is een goede eerste stap. Vervolgens kun je het anders aanpakken. Al is dat niet altijd zo makkelijk, omdat je hersenen graag vaste paadjes volgen. Sommige gedragspatronen heb je jezelf van kinds af aan aangeleerd – die heb je in de zon gezet. Je hersenen raken gewend aan de patronen die je veel gebruikt.

Bij mij betekent dat ­bijvoorbeeld dat ik dingen zo goed mogelijk probeer te doen. Het stond zelfs al op mijn rapport in de eerste klas van de lagere school, met als toevoeging: ‘raakt daardoor soms in paniek’. Want de valkuil van alles zo goed mogelijk ­proberen te doen, is perfectionisme. Dat gebeurt als je het gedrag dat tegenover perfectionisme staat – wat losser en luchtiger zijn – te weinig aandacht geeft en in de schaduw laat staan. De kunst is, legt Ingrid uit, om dat gedrag vaker in de zon te zetten. Dus in plaats van de dingen tien keer te overdenken, kan ik er ook wat vaker mijn schouders over ophalen en denken: kláár.

Poppetjes op je schouders

Ingrid stelt voor om op beide schouders een poppetje te fantaseren. Op mijn linkerschouder zit ‘het kan altijd beter’-poppetje in mijn oor te roepen en op mijn rechterschouder fluistert ‘het goed genoeg’-poppetje. Door me daar bewust van te zijn, kan ik ervoor kiezen dat ‘goed genoeg’-poppetje vaker aan het woord te laten. En dat geldt ook voor mijn andere gedragspatronen; ik vraag een collega wat vaker om hulp (waarom deed ik dat niet eerder?) en begin de dag tegenwoordig met iets aardigs tegen mezelf te zeggen in de spiegel (“Je bent al goed zoals je bent.”).

Tijdsurfen: 6 tips

Iets anders waar Ingrid Sikking deze cursus aandacht aan besteedt, is het principe van tijdsurfen. Deze tips van schrijver en trainer Paul Loomans hebben me echt geholpen om meer vanuit rust te werken.

Doe één ding tegelijk en maak het af.
Dit is een logische en ogenschijnlijk eenvoudige tip, die meteen afrekent met mijn oude aanpak. Niet langer tien tabbladen tegelijk open hebben staan en van taak naar taak hoppen. Eén ding tegelijk is nu mijn mantra. Het beeld dat daarbij helpt, is je werkdag zien als een kralenketting met taken die je ná elkaar doet in plaats van náást elkaar. Elke handeling die ik op een dag uitvoer – van een mail beantwoorden tot een paar alinea’s aan een verhaal schrijven – breng ik onder in een kraal. En voordat ik overstap naar een nieuwe, rond ik nu per kraal mijn taak af.
Sta stil bij wat je doet en aanvaard de handeling.
Tegenwoordig zeg ik voordat ik aan een taak begin, hardop tegen mezelf wat ik ga doen. “Ik ga nu deze mail beantwoorden.” En: “Ik ga nu een uur aan mijn artikel schrijven.” Zo kies ik bewust voor wat ik doe en heb ik meer focus. Er is op dat moment maar één hoofdtaak. Mijn hersenen weten: ze gaat nu deze mail beantwoorden. In plaats van dat het voelt alsof een golf me overspoelt, voel ik me zo een surfer die zelf bepaalt welke golf ze pakt.
Neem een witje.
Het woord ‘witje’ komt uit de theaterwereld (schrijver en trainer Paul Loomans was vroeger theatermaker). In die wereld betekent het een gedachtenpauze; de ingehouden stilte accentueert de tekst die net is uitgesproken en zorgt voor aandacht voor de woorden die erop volgen. In dit geval komt het neer op: neem op het moment dat je aandacht verslapt – vaak is dat na een minuut of veertig – een korte pauze. Met zo’n witje gun je je hersenen even rust en laat je de focus los.
Het is mijn favoriete tip en ik heb talloze dingen ontdekt die ik als witje kan zien: de planten water geven, uit het raam staren, een wandelingetje door de buurt maken, op mijn gemak theezetten, even mijn ogen dicht doen, de kat aaien – allemaal handelingen waar ik niet bij na hoef te denken. Bijkomend voordeel is dat ik nu geen hekel meer heb aan de was ophangen of de afwasmachine inruimen; ook dat zijn prima witjes. Omdat tijdens witjes mijn ratio niet bepalend is, krijg ik als bonus vaak nieuwe ideeën. Misschien overbodig om te zeggen, maar je telefoon laat je tijdens een witje links liggen, anders blijft je brein alsnog actief. Neem er minimaal vier à zes op een dag, en het liefst na elke afgemaakte taak of wanneer je vastloopt. Zoals Ingrid ons tijdens de cursus op het hart drukte: dat is geen verloren tijd, maar juist waardevol. Witjes zorgen ervoor dat je daarna met frisse moed verder kunt en uiteindelijk langer gefocust blijft.
Geef aankloppers de volle aandacht (maar beperk ze wel).
Het telefoontje dat je aan moet nemen terwijl je met een taak bezig bent. De dingen die je te binnen schieten omdat je ze ook nog moet doen, en het liefst meteen. Een collega die aan je bureau staat met een (dringende) vraag. Het beste is om die aankloppers de volle aandacht te geven. Voor mij voelde dat eerst heel tegen­natuurlijk, want mijn strategie was juist om ze zo veel mogelijk te negeren. (Wat inhield dat ik vrij kortaf zei dat ik nu geen tijd had, waarna ik me vervolgens schuldig voelde en me afvroeg of ik niet te onaardig was geweest.) Inmiddels snap ik dat ik de onderbreking beter als een afzonderlijk item – een kraal – kan zien dan als storende factor. Anders blijf je tussen twee dingen in hangen. De aandacht die je de aanklopper geeft, kan trouwens ook zijn: ik heb nu geen tijd voor je, maar ik loop na de lunch even bij je langs. En taken die ineens in me opkomen, schrijf ik nu op in plaats van er meteen aan te beginnen. Aankloppers kun je ook inperken. Een deel van de dag werken met een koptelefoon op helpt. Net als af en toe een plek zoeken waar je niet gestoord kunt worden. Of afspreken met je collega’s dat ’s morgens focustijd is en dat ze niet-­dringende vragen even opsparen voor de middag. Wat zeker ook helpt: je telefoon geregeld op stil zetten en uit het zicht leggen.
Begin de dag met een wensenlijstje.
Het klinkt net even wat vriendelijker dan een to do-lijst, en ik merk dat ik door een wensenlijstje te maken wat milder naar mezelf ben wanneer ik niet alles af heb kunnen vinken. Bovendien komen er zo dingen aan bod die je ook belangrijk vindt, maar bijvoorbeeld door tijdgebrek nooit je to do-lijst halen. Wanneer ik elke dag ‘tekenen’ op mijn lijstje zet – iets wat ik graag doe, maar waar ik te weinig tijd voor inruim – doe ik dat ook vaker (’s avonds). Wat ook helpt, is de tijd zien als een grote pot die je eerst vult met grote stenen (dat wat jij het belangrijkst vindt), daarna met grind (moet vandaag aan begonnen worden), vervolgens met zand (mail beantwoorden bijvoorbeeld) en ten slotte met water (dingen die ook moeten gebeuren maar minder belangrijk zijn). Je zult verbaasd zijn hoeveel er dan in deze pot past.
Wees je bewust van knagende ratten.
Die knagende ratten zijn de taken die je steeds voor je uit schuift. Je weet dat je er iets mee moet, maar doet het niet – vandaar dat het aan je blijft knagen. In plaats van die zaken uit te stellen, ga je er nu juist naar kijken. Het fijne is: je hoeft de taken niet meteen uit te voeren, je gaat ze alleen verkennen. Dat doe je door de volgende vragen te stellen:
– Wat weet je al?
– Wat kun je al? Wat weet je nog niet?
– Wat kun je nog niet? Waar heb je hulp bij nodig?
– Wie of wat kan je hierbij helpen?
– Waar maak je je zorgen over? Door dit soort dingen te benoemen, houdt het knagen op. Want je hebt aandacht aan je taak geschonken en vastgesteld waar het probleem ligt. En omdat je je er nu bewust van bent, zoek je al bijna onbewust naar een oplossing.

Werken vanuit rust

Inmiddels ben ik drie maanden verder. Vanmorgen kwam er toevallig een mail binnen die ik aan het einde van de cursus aan mezelf had gestuurd via het programma Futureme.org. Daarin vraag ik: ‘Hoe gaat het nu?’ (goed). ‘Lukt het nog om één ding tegelijk te doen en het af te maken?’ (ja). ‘Neem je genoeg witjes, loop je weleens je balkon op, denk je vaker: goed is goed genoeg?’ (ja). ‘Lukt het om niet steeds door te gaan tot het gaatje, maar op tijd te stoppen met werken en nog energie te hebben voor de avond?’ (over het algemeen wel).

Werken vanuit rust geeft veel meer plezier en voldoening, heb ik gemerkt. Natuurlijk lukt het niet elke dag, maar het is zo fijn om een leidraad te hebben. Want ik kan steeds opnieuw besluiten: ik doe één ding tegelijk en maak het af. Ook na een hobbelige ochtend vol aankloppers (zie tip 4, red.).

En als ik probeer na te gaan hoe het nu gesteld is met mijn perfec­tionisme, kom ik een rake tekst tegen in het Burn-out dagboek van Maaike Hartjes: ‘Ik dacht dat ik last had van perfectionisme, maar eigenlijk was ’t angst. De angst dat minder dan perfect niet goed genoeg was.’ Net als Maaike weet ik inmiddels: goed is goed genoeg. Mede dankzij het gelijknamige poppetje’ op mijn rechterschouder, dat nu een triomfantelijk dansje doet.

Meer lezen

Ook uit de cursus Omgaan met werkstress: Werkstress? Dit ‘kwadrantenmodel’ geeft inzicht in jouw tijd.
In verzet: hoe kun je als werknemer opkomen voor je eigen rechten?
Waarom zijn zo veel mensen nu ontevreden met hun werk?

Tekst Caroline Buijs  Fotografie Danique van Kesteren

BRON